本来、自社従業員が行うべき事務作業を外部へアウトソーシングする「事務代行BPOサービス」は、さまざまな場面で活用することができます。
しかし、具体的に何を委託できるのかがわからず躊躇する企業様が少なくありません。
そこで本記事では、事務代行BPOサービスの概要や依頼できる内容などについて詳しく解説します。
あわせて、事務代行BPOサービスを選ぶ際のポイントや、ジェイエスフィット株式会社がこれまで支援させていただいた事例もご紹介するので、事務代行BPOサービスを活用して業務効率や生産性の向上を図りたいとご検討中の企業様はぜひ参考にしてください。
1.事務代行BPOサービスとは
事務代行BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスは、企業が活動するうえで発生する業務プロセスの一部を外部へ委託できるサービスです。
業務を外部委託することにより、業務効率を向上させたり、自社従業員をコア業務へ集中させて生産性アップを図ったりするなど、さまざまな場面で活用していただくことができます。
2.事務代行BPOサービスで依頼できる内容
事務代行BPOサービスに委託できる代表的な業務内容は以下のとおりです。
- 一般事務
- 経理事務
- 電話対応（受付・発信）
- データ集計を伴うマーケティング
上記以外にも、委託できる業務は多岐に渡り、企業を運営をするうえで負担となっている業務など、目的に合わせた活用をしていただくことができます。
3.事務代行BPOサービスのメリットとデメリット
事務代行BPOサービスの活用はさまざまなメリットがある一方で、デメリットも存在します。
| メリット | デメリット |
|---|---|
|
・コア業務に集中できる ・業務効率や生産性の向上 ・従業員の負担軽減 ・人的コストの最適化 ・教育コストの削減が可能 |
・スキルやノウハウの蓄積が自社へ蓄積されにくい ・委託した業務の可視化が困難な場合がある ・情報漏洩対策が必要 |
上記のようなメリット・デメリットが存在することから、事務代行BPOサービスの検討をする場合は「どの業務を委託したらメリットが大きくなるか」「デメリットを回避できる方法があるか」などを検討したうえで活用することで、効果を最大化することができます。
4. 事務代行BPOサービスの選び方
事務代行BPOサービスによってメリットを最大化させるためには、以下のポイントを抑えて委託先の選定をすることが大切です。
- 専門性の高い業務への対応が可能か
- 複数・単一どちらでも依頼が可能か
- 複数事業所の業務にも対応可能か
上記のように、企業ごとに異なるニーズに対応できるサービスを選んでいただくことで、求める成果を最大限引き出していただくことができます。
また、委託する業務には自社や取引先の機密情報、個人情報などが含まれるケースが多いため、情報漏洩対策がどのように構築されているかも必ず確認をしましょう。
5.ジェイエスフィットの事務代行BPOサービスを活用した事例
ジェイエスフィット株式会社がご提供する事務代行BPOサービスでは、これまで数多くの案件をご支援させていただきました。
なかでも代表的な事例を、ご支援によって得ていただいた成果とともにご紹介します。
5-1.事例1：資格試験事務局運営支援サービスの事例
| お客様 | ・資格試験運営団体様 |
|---|---|
| ご依頼規模 | ・年間5万人規模（年2回） |
| 課題 | ・試験種別が多く、受験資格審査が複雑で運営効率が悪化 |
【得られた成果】
- 出願書類の不備が85％減少
- 審査・照会業務が円滑化
- 計画どおりの試験運営を実現
5-2.事例2：住民税額決定通知書発送 業務支援サービスの事例
| お客様 | ・大手電機メーカー様 |
|---|---|
| ご依頼規模 | ・60,000件 |
| 課題 |
・大量データ処理に場所や人員を確保できず、通常業務と兼務で集中できない。 ・個人情報を扱うため紛失や作業ミスのリスクも懸念。 |
【得られた成果】
- アウトソーシングにより人員・場所の確保や作業負担が解消
- 通常業務に集中できる環境を実現
- セキュリティと作業体制の強化で安心・安全な業務遂行
6.ジェイエスフィットはニーズに合わせた事務代行BPOサービスを提供します
ジェイエスフィット株式会社がご提供する事務代行BPOサービスは、設立時から積み重ねてきた経験とノウハウを活かし、企業様ごとに異なるニーズに合わせたサービスをご提供しております。
複数案件のご依頼はもちろん、単一案件にも対応しており、全国にある4つの拠点から「コスト」「スピード」「ハイクオリティ」のサービスをお届けいたします。
また、徹底した管理下での情報取り扱いにより、お預かりした情報をしっかりお守りいたします。
「事務作業を外部委託したいけど品質が心配」
「大切な機密情報が漏洩するのが怖い」
このようなお悩みのある企業様は、ぜひジェイエスフィット株式会社がご提供する事務代行BPOサービスをご検討ください。
7.まとめ
自社で行うべき事務業務を外部へ委託できる「事務代行BPOサービス」を活用することにより、人的リソースのコア業務への集中や教育コストの削減、業務効率の向上などさまざまなメリットを得ることができます。
しかし、委託先の選定を誤ると、余計な時間やコストが発生するだけでなく、重要な機密情報が漏洩し、企業としての信用を失うリスクを伴います。
厳重な情報管理のもとで業務を委託し、メリットを最大化させたいとお考えの企業様は、ぜひジェイエスフィット株式会社の「事務代行BPOサービス」をご検討ください。
サービス提供開始時から現在まで数多くのご支援をさせていただいた経験やノウハウを活かし、御社の業務効率や生産性向上をサポートさせていただきます。
