現在、多くの企業で業務効率化の一環としてペーパーレス化が行われています。従来のようにアナログで管理されていた書類を電子化することにより、どういったメリットが期待できるのでしょうか。
また、電子化に移行するにあたって注意すべきポイントもご紹介します。
電子化が変える書類管理方法
はじめに、そもそも書類の電子化とはどういったことを指すのか、書類管理におけるどのような課題を解決できるのかを詳しく解説します。
書類の電子化とは？
書類の電子化とは、紙に記録されている情報やデータを電子媒体として変換・保存することであり、一般的にはペーパーレス化ともよばれます。
たとえば、請求書や注文書、契約書などの重要文書をスキャニングしPDFデータとして保存したり、領収書やレシートをスマホで撮影し保存するといったプロセスは、まさに書類の電子化にあたります。
書類の電子化が行われるようになったのは、従来の書類管理にかかる課題が解決され企業にとってさまざまなメリットが期待されているためです。
書類管理の課題
企業が書類の電子化に取り組むことによって、これまで頭を悩ませていた以下のような課題を解決できる可能性があります。
- 印刷・管理にかかるコストの削減
- 書類管理にかかる工数・コストの削減
- 書類を保管するためのスペースの削減
- 書類を紛失するリスクの軽減
- テレワークやリモートワークに対応できない
物理的に書類を作成・管理するとなると、印刷にかかる用紙代やインク代のほか、ファイリング用の消耗品費、人件費など多額のコストを要します。
また、書類の数が増えるにつれて保管場所も確保しなければならず、そのための賃料もかかってしまいます。
これらの課題を解決するために、書類の電子化は有効な方法といえるのです。
電子化とデジタル化の違い
電子化と似た意味をもつ言葉として「デジタル化」がありますが、書類管理の業務にあたって両者はどのような違いがあるのでしょうか。
デジタル化
書類管理におけるデジタル化とは、業務プロセスの効率化や自動化を念頭に、活用しやすい形式でデータに変換・管理することを指します。
書類をデジタル化することにより、たとえば顧客情報や取引先の情報をデータベース上で管理できるようになり、従来のようなアナログ的な手法に比べて書類管理の手間を大幅に削減し業務効率化が実現しやすくなります。
電子化とデジタル化の違い
書類の電子化とデジタル化を比較した場合、大きな違いはデータの変換や管理の仕方にあるといえるでしょう。
たとえば、領収証をカメラで撮影し、画像データとして保存するといった手法は電子化にあたりますが、画像データのままではシステム上で仕訳や価格を管理できません。
そこで、領収証に記載されている内容をシステム上に入力し、原本の代わりに画像データとして保存することがデジタル化にあたります。これにより、会計ソフトや経費精算システムとの連携・運用がしやすくなります。
スキャニングで始める書類の電子化
書類の電子化にあたっては、どのような手順で進めていけば良いのでしょうか。スキャナーを活用した基本的な手順の流れと、効率的な方法の一例をご紹介します。
スキャニングの基本的な手順
書類のスキャニングにあたっては、まずは以下の基本的な流れに沿って進めてみましょう。
事前準備
スムーズかつきれいにスキャニングを行うために事前準備を行います。
たとえば、ファイルやバインダーに収納されている書類を取り出したり、クリップやホッチキスの針で留められている場合には外しておきます。
また、付箋などが貼られている場合は位置をずらしたり、スキャナーに挟まらないようにテープなどで固定しておく作業も必要です。
スキャニング
事前準備が完了したらスキャナーで1枚ずつ書類を読み取っていきます。
スキャニングにあたって注意したいポイントは解像度の設定です。
解像度が高くなるほどデータ量が増大するほか、使用するスキャナーによっても設定可能な解像度は異なるため、どのような書類を保存するのかに合わせて最適な解像度を選択しましょう。
データ登録・保存
スキャニングしたデータはサーバー上の共有フォルダやクラウドストレージなどに保存する場合が多いでしょう。
目的のファイルを素早く検索しアクセスできるようにするためにも、わかりやすいファイル名やタグ情報などを登録し保存しておきましょう。
書類の処分
スキャニングが完了した後、原本である書類の保管が不要であれば適切な方法で処分します。
ただし、法律によって保存が義務付けられている重要書類などもあるため、各部署や担当者に確認をとっておきましょう。
スキャンサービスの流れと特長
書類の数が膨大で多くの時間を要したり、スキャナーや複合機がなく対応が難しいというケースも多いのではないでしょうか。
そのような場合には、スキャニングを専門に請け負っている外部業者に相談・委託することもひとつの選択肢です。
スキャンサービスを利用する際の主な流れは以下の通りです。
- 問い合わせ・見積もり
- 仕様（書類の引き渡し方法やボリューム、納期、費用など）の決定
- 契約締結
- スキャンサービス開始
スキャンサービスを行っている外部業者に委託することで、自社でスキャニングをするよりも効率化が図れるほか、スキャナーや複合機などの導入コストを抑えられるメリットもあります。
AI-OCRを活用すれば情報検索性が大幅に向上
近年ではAIを応用したOCR技術の発達により、画像データやPDFデータからテキストデータを抽出し自動入力できるシステムも登場しています。
これを活用することで、たとえば領収証を撮影するだけで仕訳項目や価格をテキスト化し、手間をかけることなく書類のデジタル化が実現できます。
テレワーク時代に適した電子化対応も検討してみよう
働き方の多様化に伴い、テレワークやリモートワークが一般的な働き方として定着しつつあります。
書類の電子化を行う際には、オフィス以外の場所からも必要な情報にアクセスできるようにするために、たとえばスキャニングした後のデータをクラウド上で共有する仕組みなども検討してみましょう。
書類の電子化がもたらすメリット
書類を電子化することにより、企業にとってはどのようなメリットがあるのでしょうか。
省スペース化
特に大量の書類が保管されている企業にとっては、書類を電子化することで、文書の保管に必要な物理的スペースを大幅に削減できる点が大きなメリットといえるでしょう。
キャビネットや書庫などが不要になれば、社内の物理的なスペースが最適化され執務スペースの拡大や会議室の増設などもしやすくなります。
書類の紛失・劣化防止
物理的に書類を保管しておくと、保管場所の環境によっては色褪せなどの劣化が見られたり、書類そのものを紛失するリスクもあります。
電子化された書類の場合、年数が経過してもデータの品質が落ちることはなく、物理的に書類を紛失する心配もありません。
また、データのバックアップシステムを正しく構築することで、人為的なミスによってデータが消去されたとしても復元が可能です。
各種コスト削減
書類を電子化することで印刷が不要になるため、用紙やインク、複合機のリース料などの事務的コストを大幅に削減できます。
さらに、印刷やファイリング、書類管理をするための工数も減るため、よりクリエイティブで生産性向上につながる業務に人的リソースを振り分けることも可能になるでしょう。
セキュリティ向上
電子化された書類はパスワード付きファイルとして管理することにより、不正なアクセスや情報漏えいの防止にも貢献します。
また、クラウドストレージや共有フォルダではアクセスログの管理やユーザー別のアクセス権限の設定も可能なため、書類の流出や不正使用の防止にもつながります。
閲覧・検索性の向上
紙媒体では目的の書類を探す際、1枚ずつ目を通さなければならず効率的とはいえません。
電子化された書類であれば、キーワードによる検索も可能であるため目的の書類をスピーディーに探し出すことができます。
情報の共有化
紙媒体では書類の保管場所から目的の資料を探し出す必要があるため、テレワークやリモートワークの障壁となることが多くありました。
電子化された書類であれば、共有フォルダやクラウドストレージなどを通じて簡単に共有できるため、多様な働き方に対応しやすくなります。
社内での情報共有はもちろんのこと、顧客や取引先との情報共有も容易になり、プロジェクトを効率的かつ円滑に行うことができます。
電子化導入手順と注意点
書類の電子化を成功させるためには、いくつか注意しておかなければならない点があります。
電子化導入までの流れ
書類の電子化を進める際には、何を目的にするのかを明確化したうえで、電子化の対象となる書類やツールの選定、運用やルールの取り決めを行う必要があります。
- ツールやシステムの選定
業務効率化のために、どの書類を電子化の対象とするかを決定したり、スキャナーやシステムの選定を行います。
自社での対応が難しい場合には、スキャンサービスを委託する外部業者の選定も行います。
- 運用・ルールの策定
スキャニングしたデータの保存場所やタイトルのつけ方、スキャニング後の書類原本の取り扱いなどをルール化します。
また、電子化に伴い業務プロセスや業務フローの変更が求められる場合には、新たな手順をマニュアル化しておきます。
- 電子化へ移行するまでのスケジュール策定
現在の運用ルールから電子化へ移行するまでのスケジュールを明確化します。
社内業務の混乱を避けるためにも、ある日を境に完全に電子化へ踏み切るのではなく、移行期間やテスト期間を設けることで問題への対処がしやすくなります。
- 社内周知・実行
決定した電子化の運用やルール、今後のスケジュールなどを社内に周知します。
電子化は業務へ与える影響が大きいことから、文書や掲示板などで周知するだけでなく、部署ごとに説明会を開くなどして理解を得ることが大切です。
運用ルールの策定と従業員教育のポイント
書類の電子化に伴い、業務プロセスや業務フローが大きく変わるケースも多いため、運用ルールの策定や従業員に対する周知・教育は特に重要なポイントといえます。
大前提として、書類の電子化は決してトップダウンで進められるものではなく、従業員一人ひとりの協力が不可欠です。従業員が納得して取り組むためにも、電子化の目的や意義、重要性を丁寧に説明し理解してもらうことが重要です。
運用ルールの策定にあたっては、実務を担う部署および担当者の意見をヒアリングしながら、使いやすいシステムの選定やルール作りを心がける必要があるでしょう。
また、混乱を避けるためにも、本運用に移行する前にテストを実施し課題をピックアップしておくことも大切です。
よくある失敗とその対策
書類の電子化に取り組んだものの、思うような効果が得られなかったというケースも少なくありません。
これを防ぐためには、運用をスタートして終わりではなく、継続的に振り返りや効果測定を行い、改善に向けたアクションを行っていくことが重要です。
たとえば、電子化後もトータルでの工数が削減できていない場合には、業務プロセスや業務フローそのものにムダがないか、効率化できる作業がないかを見直してみましょう。
書類の電子化ならジェイエスフィットまで
書類の電子化を円滑に進めるために、スキャンサービスを提供している外部業者をお探しの企業様は、ぜひ一度ジェイエスフィットまでご相談ください。
AI-OCRを活用した書類の電子化に対応しており、請求書や領収証、注文書、契約書などさまざまなフォーマットの書類をスピーディーに電子化・デジタル化できます。
また、イメージデータの受け渡しによるデータ入力にも対応しているため、「スキャナーで電子化することはできたものの、テキストなどのデータ形式に変換できない」といった課題も解決します。
ジェイエスフィットでは万全なセキュリティ対策のもとで高度なスキルをもった専門人材がデータ入力を行っているため、個人情報や機密情報などを含む書類の電子化も安心してお任せいただけます。
まとめ
書類を電子化することで定型的な事務作業の手間が削減され、生産性向上が期待できます。
ただし、電子化は単にスキャナーやシステムを導入しただけで成功するとは限らず、業務プロセスの見直しや運用ルールの策定も行わなくてはなりません。
特に書類の種類や数が膨大な企業の場合、スキャンサービスを提供している専門業者へ委託することで問題を解決できるかもしれません。
