マーケティング施策や営業活動の一環として行われる各種キャンペーンは、売上や利益の向上、集客アップに有効な手段のひとつです。
しかし、キャンペーンを実施すると多くの応募者が殺到し、通常業務のほかに業務の負担が増大するため、諦めざるを得ないという企業も少なくありません。
そのような場合におすすめなのが、キャンペーン事務局代行というサービスです。本記事では、キャンペーン事務局代行とはどういったサービスなのか、企業にとってのメリットや業者選びのポイントもご紹介します。
キャンペーン事務局代行とは？
キャンペーン事務局代行とは、その名の通り企業が実施するさまざまなキャンペーンに必要な業務・作業を外部の専門業者に委託し、代行してもらうサービスのことを指します。
大規模なキャンペーンを実施するとなると、通常業務以外に応募者情報の管理や抽選、利用者からの問い合わせ対応などさまざまな業務が追加され、多くの人手を要します。
しかし、キャンペーンが終了するとそれらの業務はなくなるため、企業として新たな人材を採用したくても難しいケースが少なくありません。
そこで、キャンペーン事務局代行を活用することで、キャンペーンの実施に伴う一時的な人手不足を補うことができるのです。
また、キャンペーン事務局代行を行っている専門業者は専門的なノウハウも多いため、キャンペーン実施の経験や実績がない企業でも円滑に業務を遂行できます。
キャンペーン事務局代行に依頼できる業務
キャンペーン事務局代行では具体的にどういった業務を委託できるのでしょうか。代表的な業務をいくつかご紹介します。
事前準備
キャンペーンの実施にあたっては、どのような内容のキャンペーンを展開するのか具体的に計画・準備しておく必要があります。
具体的にはキャンペーンの実施スケジュールや応募方法、賞品や特典の選定、抽選方法などを決定し、それらをマニュアルとして作成して関係者に共有します。
また、利用者からの問い合わせに対応するために電話やメールなどの窓口を用意し、問い合わせに対応するためのスタッフも確保しておく必要もあります。
キャンペーン事務局代行では、これらの準備段階から業務をサポートすることができます。
キャンペーン運営中
キャンペーン運営期間中は事務局がもっとも忙しくなることから、十分な人手を確保し万全の体制を整えておかなくてはなりません。
たとえば、応募の受付や応募者情報の管理、問い合わせへの対応といった業務が挙げられ、キャンペーン事務局代行ではこれらの業務を委託することができます。
特に、応募者情報の管理は個人情報漏えいを防ぐためにも万全のセキュリティ体制を構築しておく必要があります。
応募締め切り後
キャンペーン期間が終了した後も事務局ではさまざまな業務に追われます。
たとえば、抽選の実施や当選者への連絡、賞品の発送はもちろんのこと、キャンペーンによってどのような効果があったのかもレポートにまとめて報告する必要があります。
キャンペーン事務局代行ではこのような応募締め切り後の業務も最後まで責任をもって対応することができます。
キャンペーン事務局代行に依頼するメリット
キャンペーン事務局代行に上記の業務を委託することによって、企業にとってはどのようなメリットが期待できるのでしょうか。
プロのノウハウをもとにキャンペーンを運営してもらえる
キャンペーンを実施すると多くの応募者が集まり、通常業務にまで影響が及ぶ可能性があります。
また、あまりにも大量の応募者が殺到すると適切な情報管理が難しくなり、個人情報の漏えいにつながる可能性もあるでしょう。
さらに、キャンペーンの実施内容によっては、不公平な抽選方法や情報管理の甘さなどが露呈しSNSなどで炎上につながるおそれもあります。
キャンペーン事務局代行では豊富なノウハウや知見をもっているため、これらのリスクを十分に検証し炎上を未然に防止することができます。
自社社員の負担を軽減できる
冒頭でもご紹介した通り、キャンペーンを実施するとなると一時的に多くの人手が必要となり、自社だけでは対応しきれなくなる可能性もあります。
キャンペーン事務局代行に依頼することで、応募者の情報管理や抽選、賞品の発送、問い合わせといったさまざまな業務を一手に任せられるため、自社の社員は通常業務に集中でき業務負担を軽減できます。
キャンペーン内容の評価・分析ができる
新商品の認知拡大や閑散期の売上拡大を図ったりと、企業によってもキャンペーンの実施目的はさまざまです。
キャンペーンは実施して終わりではなく、目的や目標を達成できたかを検証することも重要なポイントといえます。
キャンペーン事務局代行では、キャンペーン実施後の正確な評価・分析を行うノウハウがあり、客観的な数値・データをもとに検証できます。
これにより、今後のキャンペーン施策や営業活動に活かせるようになるでしょう。
キャンペーン事務局代行に依頼するデメリット
キャンペーン事務局代行の活用はメリットばかりとは限らず、企業にとってデメリットとなる可能性もあります。
自社にノウハウが蓄積されない
特に大きなデメリットとして挙げられるのが、キャンペーンに関わるすべての業務を丸投げしてしまうと、自社にノウハウや知見が蓄積されないということです。
たとえば、キャンペーンの実施にあたってどのような準備が必要なのか、問い合わせ窓口の運営や応募期間終了後の抽選、評価方法などの運用ノウハウが得られません。
定期的にキャンペーンを実施する企業の場合、そのたびにキャンペーン事務局代行に依頼しなければならず、自社内でキャンペーンの運用を任せられる社員が育たないといった事態にもなるでしょう。
そのため、キャンペーン事務局代行に依頼する場合であっても、すべての業務を丸投げするのではなく自社の社員をアサインし運用方法や業務内容を吸収していくことが大切です。
業者選びを間違えるとリスクが大きい
キャンペーン事務局代行を担っている業者は数多く存在します。
それだけに信頼できる業者を探すのは簡単ではなく、業者選びに失敗するとキャンペーンの効率的な運営につながらないだけでなく、委託費用がかさんでしまう可能性もあります。
自社の社員だけでキャンペーンを運営した場合よりもコストパフォーマンスが低下するリスクもあることから、信頼できる業者を選ぶことは何よりも重要なポイントといえるのです。
キャンペーン事務局代行の選び方
では、信頼できるキャンペーン事務局代行の事業者を選ぶにはどういったポイントに注意すれば良いのでしょうか。
実績と事例
特に重要なのが、これまでどのような業界・業種のキャンペーンを請け負ってきたかという点です。
過去に自社と同様の業種のキャンペーンを成功させてきた経験があれば、そのノウハウを活かしてキャンペーンの運営ができ、自社の売上や利益、集客アップなどに貢献できるでしょう。
また、豊富なノウハウがあればキャンペーンそのものを円滑に運営できるほか、想定外の問題やトラブルが発生した際でもスピーディーに対応しリスクを最小限に抑えられる可能性もあります。
料金プラン
キャンペーン事務局代行の専門業者によっても料金体系や料金プランは異なります。
たとえば、一定額の固定費やオプション料金のみで依頼できる業者もあれば、成果報酬型のプランを採用している業者もあります。
実施するキャンペーンの内容や規模によってもコストパフォーマンスは変わってくるため、費用対効果を考えながら複数の専門業者を比較してみましょう。
業務の対応範囲
企業によっても委託したい業務の内容はさまざまで、キャンペーン事務局も対応できる業務内容や業務範囲は異なります。
多くの業者では応募者の情報管理や問い合わせ業務などに対応していますが、キャンペーン終了後の評価や分析、レポートなどはオプションとして提供しているケースもあります。
また、日本だけでなく海外でもキャンペーンを実施する場合には、複数言語に対応した業者を選ぶ必要もあるでしょう。
セキュリティ対策の規格を取得しているか
キャンペーン事務局では応募者の個人情報を適切に管理しなければならないため、情報セキュリティ体制も重要なポイントといえます。
たとえば、ネットワークで情報をやり取りする際にデータが暗号化されているか、あるいは情報漏えいを防ぐための内部規程が整備されているか、内部監査の適切な実施などが求められます。
これらを客観的に評価するためには、「ISO/IEC 27001」をはじめとした情報セキュリティ対策の規格を取得しているかが大きなポイントとなります。
キャンペーン事務局代行ならジェイエスフィットまで
キャンペーン事務局の運営は人手に頼らざるを得ない作業が多く、特に人手不足が深刻化している企業ではキャンペーンを展開したくても物理的に難しいケースが少なくありません。
そのようなお悩みを抱えている場合には、ぜひ一度ジェイエスフィットまでご相談ください。
応募受付や応募者情報の管理、問い合わせ対応、賞品の発送などの事務作業を一手に任せられるほか、キャンペーンの実施計画や評価・分析、レポートなどの業務も対応しています。
また、NTTデータグループのセキュリティガイドラインを遵守しているため、大切な機密情報を安心して預けることもできます。
キャンペーン事務局の代行を任せられる会社が見つからない、あるいは信頼できる会社がどこか分からないとお悩みの企業様は、ジェイエスフィットへお気軽にお問い合わせください。
まとめ
キャンペーンの実施にあたり、あらゆる業務を委託できるキャンペーン事務局代行サービスは、人手不足に悩む企業にとって心強い存在です。
また、さまざまな企業のキャンペーンを支援してきた実績・経験によってノウハウも蓄積されているため、想定外のトラブルや問題が発生しても迅速に対処できます。
円滑なキャンペーンの運営を行いたいとお考えの企業様は、ぜひジェイエスフィットのキャンペーン事務局代行サービスをご検討ください。
