健康診断のデータ入力を自社内でおこなう場合、多くの課題にぶつかります。
多くのリソースが取られたりミスが多発したりするなどの課題が発生するため、通常の業務に大きな影響が出てしまいます。
そのため、健康診断のデータ入力は外注するのがおすすめです。
この記事では、健康診断のデータ入力における課題と外注がおすすめな理由、業者の選び方、外注する際の注意点などについて解説します。
健康診断のデータ入力でお困りの方は、ぜひ最後までお読みください。
健康診断のデータ入力の課題とは
健康診断のデータ入力で抱える課題には、次のようなものがあります。
- ペーパーレス化できていない
- 人手が足りていない
- 入力ミスがある
- データの一元管理ができていない
- 個人情報の保護が不安
それぞれの課題について見ていきましょう。
ペーパーレス化できていない
1つ目の課題として、ペーパーレス化できていないことが挙げられます。
まだ健康診断の結果がペーパーレス化できていない場合、紙でデータを管理しなければいけません。
紙で管理していると、膨大な数の書類を整理しなければならず、事務作業に使う手間が多くかかってしまいます。
また、保管場所の確保も課題となります。
大量の書類を保管するにはかなりの広さが必要になるため、スペースを圧迫してしまうことがあるでしょう。
人手が足りていない
2つ目の課題は、人手が足りていないことです。
健康診断ではかなりの量の事務作業が必要になるため、人手不足に陥りやすくなります。
人手不足になると、事務作業スタッフ一人当たりの業務量が増えてしまい、スタッフに大きな負担をかけてしまうことになります。
入力ミスがある
3つ目の課題は、入力ミスがあることです。
特に、人手不足でスタッフ一人当たりの業務量が増えると、ミスが発生しやすくなります。
入力ミスをしてしまうと、修正作業が必要になるため、二度手間になってしまうのです。
また、入力ミスに気づかない場合、別の人の健診結果を送ってしまうなど、重大なミスにつながる可能性があります。
データの一元管理ができていない
4つ目の課題は、データの一元管理ができていないことです。
一部で電子データ化を実施している場合、紙と電子データの両方を管理しなければなりません。
紙のみ、または電子データのみで管理している場合に比べて、管理が煩雑になってしまいます。
管理が煩雑になると、管理の手間が多くかかってしまったり、入力ミスなどの不備も多くなったりしてしまうでしょう。
個人情報の保護が不安
5つ目の課題は、個人情報の保護が不安なことです。
健診データは、個人情報保護法における「要配慮個人情報」に該当するため、より慎重に取り扱わなければいけません。
このような慎重な管理をしなければいけないことに、不安なこともあるでしょう。
たとえば、電子データ化している場合、ウイルスに感染してデータが外部流出しないか、なんらかの拍子にデータを紛失しないかなどが挙げられます。
健康診断のデータ入力は外注するのがおすすめ
前述した課題を解決するために、健康診断のデータ入力は外注するのがおすすめです。
健康診断のデータ入力を外注するのがおすすめの理由は、次の5つです。
- 量が多くても依頼できる
- 人的・時間的リソースを他の業務に回せる
- 紙の記録を電子データ化できる
- セキュリティシステムが強固
- コストを削減できる
それぞれの理由について見ていきましょう。
量が多くても依頼できる
データ入力の外注は、量が多くても依頼できるメリットがあります。
データ入力の量が多いと多くの人手が必要になりますが、ほとんどの場合では人手不足なままデータ入力をしなければなりません。
人手不足になると業務の進行が遅くなるだけでなく、一人当たりの負担が大きくなるため、入力ミスが多くなってしまいます。
そこで、正確かつ効率的にデータ入力できるノウハウを持っている業者に外注すれば、上記のような悩みは少なくなります。
量が多くてもミスなく効率的にデータ入力をしてくれるため、ぜひ外注の活用も検討してみてください。
人的・時間的リソースを他の業務に回せる
「データ入力の外注化には、人的・時間的リソースを他の業務に振り向けられるという重要なメリットがあります。
通常、データ入力作業は多くのリソースを消費します。一方で、企業内には自社の従業員でなければ遂行できない専門的な業務が数多く存在します。
データ入力を外注化することで、これらの貴重な社内リソースを、より付加価値の高い専門的業務に集中させることが可能になります。」
このように、外注化は業務の省力化だけでなく、企業の競争力向上にも寄与します。自社の業務効率化と戦略的リソース配分のために、データ入力の外注化をご検討ください。
紙の記録を電子データ化できる
データ入力を外注化すると、紙の記録を電子データ化できるメリットもあります。
記録を電子データ化したほうが良いことはわかっているけれど、手間がかかることから電子データ化に踏み出せていない場合が多くあるでしょう。
しかし、データ入力を外注化すれば、記録の電子データ化も依頼できます。
電子データ化すれば、管理の手間が省けるほか、書類を保管しておくスペースも少なく済みます。
そのため、データ入力の外注化を通して、紙の記録の電子データ化も進めてみてください。
セキュリティシステムが強固
データ入力の外注化を検討する際、適切なセキュリティ対策を講じている信頼できる委託先を選択することが極めて重要です。特に健診記録のような要配慮個人情報を扱う場合、その重要性はさらに高まります。
健診記録は個人情報保護法で定められた要配慮個人情報に該当するため、特に厳重な管理が求められます。自社で万全のセキュリティシステムを構築・維持することは、多くの企業にとって困難な課題となっています。
そこで、外注化を検討する際は、以下の点を慎重に評価することが不可欠です
- 健康情報等取扱規程に基づいた厳格な管理体制の有無
- プライバシーマークやISMS認証など、第三者機関による認証の取得状況
- データ暗号化、アクセス制御、監査ログ管理などの具体的なセキュリティ対策の実施状況
- 従業員に対する定期的なセキュリティ教育の実施
- インシデント対応計画の策定と定期的な訓練の実施
これらの条件を満たす信頼性の高い委託先を選定することで、要配慮個人情報を適切に保護しつつ、業務効率化のメリットを享受することが可能となります。
ただし、外注化後も委託元として定期的な監査や評価を行い、継続的にセキュリティレベルを確認することが重要です。また、委託先との間で適切な契約を締結し、情報漏洩時の責任の所在や対応方法を明確にしておくことも不可欠です。
外注化は有効な選択肢の一つですが、要配慮個人情報の取り扱いには細心の注意を払い、慎重に進めることが求められます。
コストを削減できる
コストを削減できる可能性があることも、データ入力を外注化するメリットの1つです。
健康記録のデータ管理で効率の悪い作業をしている中で、管理のために高額な機器などを使用している場合、費用対効果が悪くなってしまいます。
しかし、データ入力を外注化すれば、効率的な方法でデータ管理をしてくれるため、コストが削減でき、費用対効果は改善します。
データ管理にコストがかかりすぎていると感じる場合は、データ入力の外注化を検討してみてください。
健康診断のデータ入力を外注する業者はどう選ぶ？
健康診断のデータ入力を外注する業者は、次の3つの方法で選ぶのが良いでしょう。
- 実績で選ぶ
- 依頼できる内容で選ぶ
- 費用感で選ぶ
それぞれの方法について見ていきましょう。
実績で選ぶ
信頼できる業者を選ぶには、今までにどのような仕事をしてきたのかを確認することがおすすめです。
これまで対応してきた実績がわかれば、安心して依頼できるでしょう。
データ入力会社のホームページにはこれまでの対応実績が書かれていることも多いため、ぜひチェックしてみてください。
依頼できる内容で選ぶ
依頼できる内容で選ぶこともおすすめです。
「データ入力会社」といっても、それぞれの業者に得意な分野とそうでない分野があります。
そのため、健康診断のデータ入力に対応しているかは必ず確認すると良いでしょう。
また、データ入力以外にも対応できるかを確認することも大切です。
データ入力に用いるシステムの開発や宛名印字などのサービスが付随している業者もあります。
広い範囲の業務を依頼できたほうが社内業務の効率化や省力化につながるため、ぜひ対応範囲について確認しておくと良いでしょう。
費用感で選ぶ
データ入力会社を選ぶ際には、費用感も確認しておきましょう。
データ入力会社に依頼する理由の一つに、コスト削減が挙げられます。
そのため、同じような業務を依頼できる業者が複数あれば、より費用の安い業者を選ぶことになるでしょう。
しかし、費用があまりにも安すぎる場合は安心して任せられない場合もあるため、事前に口コミや評判を確認しておくことをおすすめします。
こんなデータ入力会社には要注意！
中には、悪質とも言えるデータ入力会社もあります。
たとえば、費用が安すぎる会社には注意が必要です。
費用が安すぎると、データ入力にミスが多かったりセキュリティが甘かったりするなど、ずさんな対応をされる可能性があります。
加えて、後からオプションを付け足すなど、追加で費用を請求され、結果として割高になってしまうことも少なくありません。
また、ホームページで実績や事例が紹介されていない場合は、業者の実態が不明であるため、避けた方が良いでしょう。
データ入力会社に依頼する場合は、このような点に注意してください。
健康診断のデータ入力ならジェイエスフィットにおまかせください！
健康診断のデータ入力を外注化したい場合は、ジェイエスフィットの「データ入力・エントリーサービス」がおすすめです。
最新設備を導入し、高いセキュリティが実現できており、2004年からプライバシーマークを取得しています。
原票を持ち出さず、スキャナやファックスにより書類のやりとりをおこなうため、原票を紛失する可能性を減らせることも大きな特徴です。
健康診断をはじめとする医療系のデータ入力にも対応できるため、どの会社に外注しようか迷った場合は、ぜひジェイエスフィットの「データ入力・エントリーサービス」に依頼してみてください。
まとめ
健康診断のデータ入力には、多くの手間がかかりミスも多発しやすいため、外注することがおすすめです。
外注することで、社内のリソースを確保できるだけでなく、データ入力を社内でおこなうよりも強固なセキュリティのもと、正確に実施してくれる安心感もあります。
しかし、中には健康診断への対応経験が少ない会社や後から費用を追加で請求する会社もあるため、事前に見極めることが大切です。
ぜひデータ入力会社を活用して、効率的に健康診断のデータ入力をおこないましょう。
執筆者の紹介文が入ります。執筆者の紹介文が入ります。執筆者の紹介文が入ります。
