膨大な量の紙の書類を管理するのは大変ですよね。
「紙の資料を電子化したい」
「紙の資料に書かれたテキストの検索やコピー＆ペーストをしたい」
そんなお悩みを解決できるのがOCR。
OCR代行サービスを利用すれば、簡単にかつ迅速に紙の資料を電子化できます。
この記事では、OCR代行サービスの料金やメリット、選び方、利用の流れなどについて徹底的に解説します。
OCRとは
OCRとは、手書きの文字や印刷された文字をスキャンなどで読み込み、デジタル上で使えるコードに変換する技術のことです。
「Optical Character Recognition / Reader」の頭文字を取って作られた言葉であり、光学的文字認識と訳されます。
たとえば、紙の資料をスキャンすると、通常は画像としてデータ化されるため、テキストデータとして扱うことはできません。
しかし、OCRを使うと、紙の資料をスキャンしたら資料に書かれている文字をテキストデータとして扱えます。
具体的には、テキストをコピー＆ペーストできたり資料内の文言を検索できたりできるようになるのです。
OCR代行について
OCR技術を活用して、手書きの文字や印刷された文字を電子データにするサービスをOCR代行といいます。自社でOCR技術を導入しなくても、資料を送ればデータ化してくれます。
紙の資料を電子化して、効率的に利用したい場合におすすめできるサービスです。
OCR代行サービスのメリット
OCR代行サービスのメリットは、主に次の5つです。
- 紙の資料を電子データ化で管理できる
- 紙の書類の文字列を検索できるようになる
- コストの削減につながる場合がある
- 他の業務にリソースを割ける
- スキャン作業のミスを減らせる
それぞれの点について以下で解説します。
紙の資料を電子データ化で管理できる
1つ目のメリットは、紙の資料を電子データ化で管理できることです。
紙の資料が膨大にあると、資料の保管場所を確保する必要があるうえ、管理に大きな手間がかかってしまいます。
しかし、電子データ化すれば資料の保管場所を少なくできるほか、検索などが容易になるため管理の手間も省けます。
データ利用の利便性を高めたい場合には、ぜひOCR代行を利用してみてください。
紙の書類の文字列を検索できるようになる
2つ目のメリットは、紙の書類の文字列を検索できるようになることです。
従来のスキャンでは、書類を画像として認識しているため、書類に記載されている文字列を検索することはできませんでした。
しかし、OCR処理によりスキャンすれば、文字列を検索できるようになります。
たとえば、取得したい情報を瞬時に探せるようになるため、業務の省力化・効率化が図れるでしょう。
コストの削減につながる場合がある
3つ目のメリットは、コストの削減につながる場合があることです。
OCR処理を自社内でおこなう場合、細かい作業をいくつもこなさなければいけないため、専用の人員を設けるなどして対応する必要があります。
さらに、OCR処理に慣れていない人員が対応する場合、想定よりも多くの時間がかかってしまうこともあるでしょう。
しかし、OCR代行に依頼すれば、OCR処理のプロが迅速に対応してくれます。
これにより、人件費や時間などのコスト削減につながる可能性があるため、OCR処理のコスト削減をしたい場合はOCR代行を依頼するのが良いでしょう。
他の業務にリソースを割ける
4つ目のメリットは、他の業務にリソースを割けることです。
前述のとおり、自社内でOCR処理をおこなう場合には膨大なリソースを確保する必要があります。
しかし、OCR代行に依頼すればOCR処理にかかるリソースを減らせるため、その分他の業務にリソースを割くことができます。
OCR代行を依頼することにより、社内のリソース確保をすることがおすすめです。
スキャン作業のミスを減らせる
5つ目のメリットは、スキャン作業のミスを減らせることです。
スキャン作業は慣れない人がおこなう場合、ミスが発生してしまうことも少なくありません。
しかし、OCR代行サービスを活用することで、OCR処理のプロが対応してくれるため、作業のミスを減らすことができます。
テキストの修正まで一貫して対応してもらうことも可能であるため、より精度の高いスキャンが可能になるのです。
このように、OCR代行サービスには多くのメリットがあるため、ぜひ利用を検討してみてください。
OCR代行サービスの価格設定
ここでは、OCR代行サービスの価格設定について解説します。
OCR代行サービスの価格は、1ページあたりまたは1文字あたりで設定されていることが多くあります。
1ページあたりまたは1文字あたりの価格設定は、次の範囲内であることが多いです。
- 1ページあたりの最低料金：8円〜150円
- 1文字あたりの最低料金：0.4円〜0.5円
求める正確性や担当者による校正の有無などにより費用が大きく異なる場合があります。
また、オプション料やサポート料が発生する業者があるほか、月額プランを採用している業者もあるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
OCR代行サービスの利用の流れ
OCR代行サービスを利用する流れは、次のとおりです。
- 問い合わせ
- 相談内容のヒアリング
- 提案・見積もり
- 作業開始
まずは、各サービスのホームページに記載されている方法で問い合わせをします。
その後、日程調整をおこなったうえで相談内容のヒアリングを実施。
ここでは、どのようにスキャンをおこなうのかなどの整理がおこなわれます。
ヒアリング内容をもとに適切なプランの見積もりが送られてくるため、内容や価格、納期などについて確認してみてください。
契約するサービスを決めたら契約を締結し、OCRでスキャンしてもらいたい資料を郵送することにより作業が始まります。
あとは指定した形式で納品されるのを待つだけです。
OCR代行サービスの選び方
OCR代行サービスを選ぶには、次の6つの点を比較すると良いでしょう。
- 業界での実績と評判
- 価格
- 対応フォーマット
- セキュリティとプライバシー
- 処理速度と納期
- サポートとアフターサービス
それぞれの点について、以下で確認してみましょう。
業界での実績と評判
1つ目は、業界での実績と評判です。
業界での実績と評判があるサービスは、今までに培ってきた経験により、質の高い対応を受けられます。
また、実績があるサービスや評判の高いサービスであれば信頼して任せられることも、依頼する際の大きなメリットだと言えます。
OCR代行サービスを選ぶ際は業界での実績と評判を確認してみてください。
価格
2つ目は、価格です。
もちろん低価格で質の高いOCR代行サービスがあるかどうかを探してみるのが良いでしょう。
OCR代行サービスでは、基本的にページ単位の料金が設定されています。
しかし、基本料金にOCR処理が含まれている場合とオプションで追加する必要がある場合など、細かな料金体系に違いがあります。
そのため、価格と合わせて料金体系もチェックしておくと良いでしょう。
対応フォーマット
3つ目は、対応フォーマットです。
OCR処理を施したデータをどのファイル形式で出力させるかは、OCR代行サービスを利用するうえで大切です。
使い勝手の良いファイル形式で出力できなければ、資料を効率的に利用することが難しくなってしまいます。
そのため、OCR代行サービスが希望するフォーマット／ファイル形式に対応しているのかを事前にチェックしておくことをおすすめします。
セキュリティとプライバシー
4つ目は、セキュリティとプライバシーです。
OCR処理をしたい書類の中には、秘匿性の高い書類もあるでしょう。
OCR代行サービスを利用して秘匿性の高い書類をデータ化する場合、一度OCR代行サービスに書類を預けることになります。
そのため、秘匿性の高い書類を厳重に管理できるセキュリティやプライバシー対策がなされているのかを確認しておくと良いでしょう。
処理速度と納期
5つ目は、処理速度と納期です。
OCR処理による書類のデータ化は、それ自体が目的ではなく、多くの場合、データ化された情報を活用して他の業務を遂行することが最終目的です。
そのため、OCR処理の迅速な完了と納品は、後続の業務プロセスの効率化に直接寄与します。
そのため、OCR代行サービスの処理速度や納期も確認したうえで、どのサービスを利用するのかを比較すると良いでしょう。
サポートとアフターサービス
6つ目は、サポートとアフターサービスです。
たとえば、休日対応やワンストップサービスなどの充実したサポートを受けられるOCR代行サービスは、そうでないサービスに比べて柔軟な対応が期待できます。
また、サポート体制が充実しているサービスは、スキャンの質も高い傾向にあるため、安心して依頼できます。
そのため、サポートとアフターサービスにも目を向けて、利用するサービスを選ぶと良いでしょう。
ジェイエスフィットのAI-OCRサービス
ジェイエスフィットでは、AI-OCRサービスを提供しています。
手書き文字であっても99.98%を誇る読取精度により、紙の資料を正確に電子データ化できます。
さらに、データの確認や修正作業まで一貫して対応してくれるため、より高い精度でのデータ化を依頼することも可能です。
従来の入力作業では1週間ほどかかっていた作業を1日に短縮した事例もあるなど、スピーディな対応も得意としています。
OCR代行サービスの利用を検討している方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
公式ホームページ：https://www.jsfit.co.jp/bpo/service/ai-ocr/
まとめ
OCR代行サービスを利用することで、紙の資料の電子データ化を省力化しながら効率的におこなえます。
実績・評判や価格、対応フォーマットなどを比較して、利用しやすいOCR代行サービスを選んでみると良いでしょう。
どのサービスを選べば良いかわからず、迷ってしまう方は、ジェイエスフィットのAI-OCRサービスの利用を検討してみてください。
