手書きの申込書や紙に印字された契約書、同意書、顧客リストなどを管理する場合、PDFデータに変換している企業も多いのではないでしょうか。
しかし、通常のPDFファイルはコンピュータが文字データとして認識していないため、文字列の検索やコピーなどができません。
このような悩みを解消するために参考にしていただきたいのが、サーチャブルPDFとよばれるものです。
本記事では、サーチャブルPDFの概要やメリット、ビジネスで活用できる場面の例をご紹介します。
サーチャブルPDFとは？
サーチャブルPDFとは透明テキスト付きPDFともよばれ、全文検索が可能なPDFファイルのことを指します。
印刷された文書や手書き文書をスキャナで読み取った場合、通常はビットマップ画像として保存されます。
この状態のPDFファイルは、私たち人間は文字として認識できますが、コンピュータ上では小さなドットが集まったデータとして認識されているため、このままでは文字データとして扱うことができません。
そこで、文字が表示されている位置に透明のテキストデータを埋め込むことにより、コンピュータは文字データとして扱うことができ全文検索も可能になる仕組みです。
サーチャブルPDFがもたらす利点
ビットマップ画像として保存されたPDFと比較し、サーチャブルPDFにはどういったメリットがあるのでしょうか。
テキスト検索・コピーが可能になる
PDFとして保存されたデータをもとに資料などを作成する場合、ビットマップ画像のままでは文字データとして認識されないため、文字列をコピーできず手入力をする必要があります。
しかし、サーチャブルPDFであれば特定の文字列を検索やコピーに対応できるため、データ入力や資料作成の手間を大幅に削減できるでしょう。
文書の整理と管理の効率化
PCに保存された膨大なデータの中から目的のファイルを探し出す際には、特定のキーワードで検索できたほうが効率的です。
サーチャブルPDFは文字データとして管理されるため、ファイル名の検索はもちろんのこと本文に記載された文字列も検索できます。
デジタルアーカイブの強化
業務効率化や生産性の向上を目的として、多くの企業や官公庁がペーパーレス化に取り組んでいます。
従来の業務では重要な情報を書類で管理することが多くありましたが、現在ではデジタルデータとして保存・管理するケースも増えています。
手書き文書や印刷された書類をサーチャブルPDFとして保存・管理することで、デジタルアーカイブの環境が整備され全社で情報が共有しやすくなります。
改ざん防止とセキュリティの向上
重要な情報を書類として保存・管理する場合、情報の書き換えや改ざんのリスクが考えられます。
万が一書類が改ざんされたり差し替えられたりすると、いつ、誰がどの部分を改ざん・差し替えたのかが分からず情報セキュリティの面で安全とはいえません。
しかし、PDFファイルとして保存しておけば編集の履歴が残るため、このような被害のリスクを抑えられる可能性があるのです。
サーチャブルPDFの活用場面
サーチャブルPDFは企業のどういった業務に活用できるのでしょうか。具体的な活用場面の例をご紹介します。
ビジネス文書の管理
請求書や領収書、納品書、取引先や顧客に対してさまざまな案内文を送付する場合など、所定のフォーマットに沿ってビジネス文書を作成する機会は多いものです。
過去に送付したビジネス文書をサーチャブルPDFとして保存・管理しておけば「請求書」や「領収書」「イベントのご案内」といった文言で該当の文書を素早く検索でき、必要な情報に素早くアクセスできるでしょう。
また、本文に記載された文面もそのままコピーできるため、手入力の手間が減り業務効率化につながります。
法的文書の追跡と保管
契約書や同意書、承諾書、通知書など、法的効力をもつ文書は厳格な管理が求められ、改ざん防止の対策も講じておかなければなりません。
PDFファイルとして管理しておけば、万が一データが改ざんされたりファイルそのものが差し替えられたとしても履歴が残るため真正性を担保しやすくなります。
また、万が一重要文書が外部に流出した場合、どこから情報が漏れたのかを追跡することは難しいですが、サーチャブルPDFの一部分に識別できる透明テキストを入力しておくことで、このような問題も解決しやすくなるでしょう。
マーケティング資料のデータベース化
効果的なマーケティング施策を展開するためには、顧客リストの活用・管理はもちろんのこと、過去に反響のあったチラシやDMなどを参考にすることも多くあります。
手書きの帳簿で顧客リストを管理している場合には、サーチャブルPDFにすることで簡単に顧客情報をデータベース化でき、より高精度の顧客管理が実現できるでしょう。
また、過去に配布したチラシやDMなどをサーチャブルPDFとして保存しておくことで、どういった文言を用いたときに大きな反響があったのかを分析しやすくなります。
サーチャブルPDFの作り方
冒頭でもご紹介した通り、サーチャブルPDFは文字が表示されている位置に透明のテキストデータを埋め込むことで検索性を確保しています。
しかし、このような仕組みを聞くと「作成が難しいのではないか」、「高度な機器やソフトウェアが必要なのではないか」と不安を感じる方も多いでしょう。
サーチャブルPDFは実際にどのような手順で作るのか、必要なツールなども含めてご紹介します。
必要なツール・ソフトウェア
サーチャブルPDFの作成にあたって必要なものは以下の2つです。
- スキャナ
- OCRソフト
すでにPDFファイルが手元にある場合はスキャナは不要ですが、印刷された書類や手書き書類からサーチャブルPDFを作成する場合にはスキャナが必須となります。
また、OCRとは「Optical Character Recognition」の略称で、印刷された文字や手書き文字をコンピュータが認識可能なテキストデータに変換する技術のことを指します。
OCRソフトは無料で利用できるものもありますが、ソフトウェアによって読み取りの精度も異なるため注意が必要です。
また、スキャナの製品によってはOCR機能が搭載されたものもあります。
スキャン画像のOCR処理
スキャナで読み取ったPDFファイルはビットマップ画像として保存されているため、これをPCが文字データとして認識できるようソフトウェアを使ってOCR処理を行います。
現在提供されているOCRソフトはAIを搭載したものが多く、機械学習によって読みにくい手書き文字であっても高精度で読み取り・変換ができるよう進化しています。
サーチャブルPDFを生成
最後に、OCRソフトで読み取ったテキストデータをビットマップ画像として保存されたPDFデータに透明テキストとして埋め込むことで、サーチャブルPDFが完成します。
なお、OCR機能が搭載されたスキャナは書類をスキャンするだけでOCR処理からサーチャブルPDFの作成までをワンストップで行ってくれるため、手間がかからずおすすめです。
OCRサービスならジェイエスフィット
数枚、数十枚程度の書類をサーチャブルPDFとして作成する場合には上記でご紹介した方法でも問題ありませんが、数百枚、数千枚以上のボリュームになると多くの手間と時間を要し、自社での対応が難しいケースも出てくるでしょう。
毎日のように膨大な契約書や申込書、同意書などを扱う企業にとっては、人手をかけることなく効率的にサーチャブルPDFを作成しなければなりません。
そのような場合には、OCRサービスに特化した専門会社ジェイエスフィットへご相談ください。
ジェイエスフィットのAI-OCRサービス
ジェイエスフィットでは、「大量の帳票を電子化したい」「データ入力に費やす時間を削減したい」といった業務課題に対し、AI-OCRを活用したソリューションを提供しています。
サーチャブルPDFの作成にあたっては手書き文字が正しく読み取れないことがあったり、多額の設備投資が必要といった課題がありますが、ジェイエスフィットでは99.98%という高精度のAI-OCRを実現しています。
また、高額なAI-OCR機器やソフトウェアを購入する必要がなく、必要なときに必要な分だけをスポットで依頼できるためコストが無駄になりません。
さらに、請求書や注文書、領収書など書類によってもレイアウトが異なるため、OCRソフトによっては正しく読み取りができないケースも想定されますが、ジェイエスフィットのAI-OCRサービスはさまざまなレイアウトの書類にも対応できます。
ジェイエスフィットではAI-OCRの無償読み取りテストを実施中
アンケートや申込書など、手書き書類をサーチャブルPDFとして作成する場合には、どの程度の割合でエラーが生じるのか不安に感じる方も多いものです。
読み取り精度が低いとエラーも頻発し、正しい文字に修正するための工数がかかってしまうでしょう。
そこで、このような不安を抱えている方のために、ジェイエスフィットではAI-OCRの読み取りを無償でテストできるキャンペーンを実施しています。
テストとして読み取る書類は合計3種、30枚程度までお申し込みができ、メールに必要事項とテスト用のファイルを添付して送信します。
テストが完了した後は、読み取り結果をWebミーティングで報告させていただくため、自社にいながら気軽にご利用いただけます。
まとめ
サーチャブルPDFは、通常のビットマップ画像として保存されるPDFデータではなく、コンピュータが文字データとして認識するため、PDFファイルの全文検索や文字列のコピー&ペーストなども可能です。
ビジネス文書の管理はもちろんのこと、申込書や契約書といった法的文書の適正な保管や真正性の担保、さらにはマーケティング資料のデータベース化といった用途にも活用できるでしょう。
現在のOCRソフトはAI機能を搭載したものも多いですが、修正の手間を削減するためには高精度のOCRソフトが必須といえます。
膨大な量の書類を効率的にサーチャブルPDFとして保存したい場合には、ジェイエスフィットへお気軽にご相談ください。
