ECサイトから大量の注文があったとき、受注管理業務の負担が大きくなり、商品発送の遅延や発送漏れ、誤発送などが生じるリスクがあります。
注文件数が増えてもスピーディーかつ正確な受注管理を行うためには、「EC受注管理システム」を導入し、業務を自動化することが必要です。
本記事では、EC受注管理システムの基本機能や、導入するメリットについて詳しく解説します。
併せて、EC受注管理システムの選び方や、ジェイエスフィット株式会社が提供する「C.Next」のご紹介もします。
受注管理業務を効率化したいと考えているECサイト担当の方は、是非参考にしてください。
EC受注管理システムの基本機能
EC受注管理システムとは、「ECサイトでの受注情報を一元管理するためのITシステム」です。
EC受注管理システムを提供しているベンダーや製品によっても多少機能は異なりますが、多くの製品で共通している機能は、以下のとおりです。
- 受注処理の自動化
ECサイトからの注文があったとき、受注確認メールを自動的に送信。
出荷指示など、関係部門へ情報共有が可能。 - 在庫管理との連携
在庫管理システムと連携し、在庫状況と照合しながら受注可否の判断が可能。
システムによっては在庫切れや過剰在庫に対するアラート機能が備わっている。 - 顧客情報管理
氏名や住所、連絡先などの顧客情報が一元管理できる。
セキュリティを強化することで不正アクセスなどのリスク回避が可能。
EC受注管理システムを導入するメリット
EC受注管理システムを導入することで、ECサイトの運営企業はさまざまなメリットが得られます。
EC受注管理システムによって得られるメリットを解説します。
業務の効率化
運営するECサイトの規模によっては発注の頻度や量も限られているため、手作業による受注管理でも対応できるケースは少なくありません。
しかし、売上規模の増加や複数のECサイトへの出品など、市場規模が拡大すると受注管理業務が忙しくなり、手作業による対応が難しくなる可能性があります。
EC受注管理システムを導入すれば、受注処理や在庫管理、発送手配などをスムーズに行うことができます。
最終的には、発送までにかかる業務の効率化ができ、従業員の負担軽減につながるでしょう。
エラー削減と正確性向上
大量の受注を手作業で処理した場合、発送漏れや宛先の記載ミスといったヒューマンエラーが頻発する可能性があります。
ミスが増えると顧客からの信頼を失い、売上が低下するリスクがあります。
EC受注管理システムなら顧客情報を自動的に管理できるため、正確な受注処理が実現し信頼性が向上します。
顧客満足度の向上
手作業による受注処理は時間がかかり、注文してから数日経っても商品が届かないといったクレームが届くこともあります。
特に、近年では注文から到着までの時間が短く、届くまでの日数によっては注文につながらないケースや、キャンセルになることもあるでしょう。
EC受注管理システムを導入すれば、スピーディーな受注処理によって発送までの時間が短縮できます。
また、在庫状況や配送状況なども正確に管理できるため、顧客満足度の向上やリピート購入につながります。
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関連記事：オペレーターの味方｜EC基幹システム「C.Next」とは
EC受注管理システムの選び方と注意点
EC受注管理システムを導入するとき、事業規模や目的に合ったシステムを選ばないと、望んだ結果が得られないことがあります。
EC受注管理システムを選ぶときのポイントは以下のとおりです。
- 必要な機能があるか
他サイトや顧客管理システム、在庫管理システムとの連携の可否など - コストと導入効果のバランス
導入時の初期費用とランニングコストに見合った効果が偉えれるか否か - サポート体制の確認
トラブル発生時に細やかなサポートが受けられるかどうか
下記のようなトラブルが起きなように、慎重に選びましょう！
- 望んでいた業務の効率化ができない
- 運用している既存システムとの連携ができない
カタログやWebサイトに掲載されている情報だけでは判断が難しいことは多いです。
まずは求める仕様や必要な機能を洗い出し、最適なシステムを探しましょう。
EC受注管理システムなら「C.Next」がおすすめ
ジェイエスフィット株式会社が提供する「C.Next」は、下図のようにECサイトのフロント機能と販売管理機能を兼ね備えたシステムです。
ECサイトの運営に必要な機能を網羅しています！
EC受注管理システム「C.Next」の強み
販売開始から30年以上の歴史があるC.Nextは、さまざまなECモールや企業が運営するオンライン販売サイトと連携し、バックエンドから支援を行なってきました。
さまざまな機能のなかでも、電話受注のようにオフラインによる顧客対応に重点をおいています。
例えば、データベースに登録されている顧客から電話注文がきた場合、下図のような管理画面が表示され、顧客情報を確認しながらスムーズな対応が可能です。
その他に、以下のような特徴によって多くの企業様に選んでいただいています！
- 販売促進機能が豊富
- 操作が簡単
- 正確でスーピーディーな顧客対応ができる
- 柔軟なカスタマイズが可能
- 24時間365日カスタマーサポートが受けられる
販売促進機能が豊富
値引きキャンペーンやプレゼントの進呈、販促物など複数の設定が可能です。
キャンペーンをシステム管理することでオペレーターは顧客対応に専念でき、業務効率が向上します。
操作が簡単
キーボードのみでシステム操作ができるため、複雑な作業を覚える必要がありません。
正確でスーピーディーな顧客対応ができる
顧客情報を見ながら対応することで、正確な情報をもとにした細やかな顧客対応が可能になります。
柔軟なカスタマイズが可能
仕様設計から導入までをすべて自社で行っているので、企業ごとの異なるニーズに対応したカスタマイズが可能です。
24時間365日カスタマーサポートが受けられる
24時間365日、専門チームによるカスタマーサポートを提供します。
保守・運用のサポートはもちろん、ユーザーニーズの変化に対応するための改善提案もいたします。
関連記事：オペレーターの味方｜EC基幹システム「C.Next」とは
EC受注管理システム「C.Next」の費用
EC受注管理システムは、求める内容によって費用が異なります。
- 移行するデータの量・種類
- 既存システムからの移行の難易度
- 運用に必要な機能の数
- 新規実装機能のプログラミングの難易度
- データの移行から運用までにかかる期間
求める内容によっては3,000万円〜1億円のように、金額に大きな幅があります。
C.Nextはニーズに合わせたカスタマイズが可能なため、不要な機能を省くなど無駄なコストが発生しないようなご提案が可能です。
EC受注管理システム「C.Next」の運用開始までの流れ
C.Nextの導入を決定してから運用開始までの流れは以下のとおりです。
- 導入できるか検討
・業務運用フローとC.Nextの親和性精査
・改修機能の決定
・データ移行方法を検討 - システム設計・開発
・設計書の記載
・プログラムの作成 - テスト・移行・実装
・プログラムテスト
・システムの納品
・導入後のレクチャー - 保守・運用サポート
・引き続きシステム開発時のスタッフが対応
システム開発時のスタッフがサポートするので、トラブル発生時の対応もスムーズです！
EC受注管理システムの導入事例
EC受注管理システムを導入し高い成果を挙げている企業の事例をいくつかご紹介します。
FAX受注から脱却しデジタル化を実現
ある企業では輸入食品の販売を手掛けており、ほとんどが固定の得意先からの注文ということもありFAXで受注を受け付けていました。
しかし、このようなアナログ的な手法では書類管理やシステムへのデータ入力にも手間がかかり、売上規模の拡大とともに業務負荷が増大しヒューマンエラーも増えていきました。
EC受注管理システムを導入したことで受注管理業務の大半を自動化し、従来のアナログ的な業務プロセスからデジタル化への移行を成功させました。
複数モールへの出品に対応するためにEC受注管理システムを導入
女性向けアパレル製品の販売を手掛けている企業では、自社製品の認知度を高めるために複数のECサイトやモールへ出品を拡大していきました。
しかし、モールの数が増えるたびにそれぞれの管理画面を操作しなければならず、受注管理担当者の業務負荷が増大するという問題に直面しました。
そこで、複数のモールの受注管理を一元化するためにEC受注管理システムを導入した結果、受注管理担当者の負荷は大幅に低減し、現在では安定した売上の拡大を実現しています。
基幹システムのリプレイスのタイミングでEC受注管理システムも見直し
オーガニック化粧品の販売を手掛けている企業では、それまで複数のECサイト、モールに出品するためにEC受注管理システムを運用していました。
ある日、社内の基幹システムを入れ替えるタイミングが到来しましたが、新たな基幹システムに対応するためにはEC受注管理システムの改修費用が高額になることが発覚します。
そこで複数のシステムを比較・検討し別システムへ変更したことで改修費用を大幅に抑えられたほか、受注管理だけでなく在庫管理なども一元的に行える理想的な仕様のシステムへ変更することにも成功しています。
関連記事：単品通販システムとは？ECビジネスを成功に導くツール
まとめ
ECサイトからの受注量が増えたり、複数のモールへ出品して市場拡大をしたりしたとき、受注管理業務の負担は大きくなります。
手作業による管理が追いつかなくなり、ミスが増えてしまった場合、顧客離れにつながるリスクがあります。
増加した受注量に対応するなら、EC受注管理システムの導入がおすすめです。
システムを導入することで、受注や在庫量、顧客管理ができ業務効率の向上が図れます。
しかし、適切なシステムを選ばなかった場合は、自社サイトとの連携ができなかったり、サイトに求められるニーズの変化に対応できないリスクがあります。
そのような場合には、ジェイエスフィット株式会社のEC受注管理システム「C.Next」をご検討ください。
求めているシステムを構築し、業務の効率化や販路拡大のお手伝いをさせていただきます。